Welkom
bij de tips & tricks pagina
Hartelijk dank voor de samenwerking en het vertrouwen in FEM Financial Services. Samen gaan we een geweldig jaar tegemoet met geordende administratie. Dit zal zeker rust brengen in jouw onderneming. Wat brengt rust? Rust biedt kansen om te groeien en om te focussen op andere zaken!
Voordat we verder kunnen, moet je als eerste de app “E-boekhouden.nl” downloaden via de app-store op jouw telefoon. Vervolgens kun je inloggen met de onderstaande persoonlijke inloggegevens. Het wachtwoord kun je daarna zelf wijzigen.
Gebruikersnaam: Bedrijfsnaam
(Je eigen bedrijfsnaam met een hoofdletter aan het begin)
Wachtwoord: Welkom001 (Hoofdlettergevoelig)
Voor de administratie is het van groot belang dat alles wat er in jouw onderneming gebeurt, wordt vastgelegd. Bedrijven hebben een bewaarplicht van 7 jaar. Dit betekent dat alle uitgaven, inkomsten en zakelijke bankafschriften bewaard moeten worden. Admin by Khadija werkt daarom met de slimme boekhoudapp E-boekhouden.nl, zodat jouw administratie altijd up-to-date is.
Met de boekhoudapp kun je het volgende uitvoeren en bekijken:
- Beheer van jouw digitale archief. Hier kun je alle digitale documenten bewaren, zoals facturen, bonnetjes en overeenkomsten. Zo heb je altijd toegang tot jouw digitale documenten, waar je ook bent.
- Registratie van jouw uren voor het urencriterium. Uren kunnen online worden ingevoerd via de laptop/computer of de app.
- Het registreren van gereden kilometers bij het invoeren van jouw uren.
- Het bekijken van jouw winst- en verliesrekening, inclusief inkomsten en uitgaven, en wat er onderaan de streep overblijft.
Wanneer moet je administratie worden geüpload?
- Je kunt jouw administratie overal en op elk moment uploaden via de app of het online systeem op jouw laptop/computer.
- Jouw administratie wordt verwerkt na elke maand zodra deze compleet is. Zorg ervoor dat jouw administratie vóór de 7e dag van elke nieuwe maand volledig online staat. Dit betekent dat als november voorbij is, jouw administratie volledig online moet zijn voor 7 december, en zo verder elke maand.
- Zodra alle gegevens online staan, zorgen wij ervoor dat jouw administratie binnen 7 dagen wordt verwerkt. Daarna kun je via de boekhoudapp jouw winst- en verliesrekening bekijken.
Welke administratie moet je uploaden?
- Zakelijke bankafschriften in PDF van jouw zakelijke rekening, indien we geen koppeling hebben ingesteld met jouw bankrekening. Je kunt zakelijke bankafschriften meestal online downloaden.
- Inkoopfacturen, dat wil zeggen facturen voor alle kosten die je hebt gemaakt.
- Bonnen van al jouw uitgaven.
- Verkoopfacturen, dit zijn facturen van alle verdiensten.
- Jouw uren en kilometers kunnen worden geregistreerd via de app of laptop/computer.
Het kan voorkomen dat je in het begin van jouw onderneming kosten met jouw privérekening hebt betaald omdat er nog geen zakelijke rekening was geopend. Graag ontvangen wij dan een afschrift van de afschrijving van jouw rekening, samen met de bijbehorende bon/factuur. Als je de bon/factuur niet hebt, is een afschrift voldoende. Vermeld duidelijk dat dit privé is afgerekend.
Hoe upload je administratie via de app?
Als je een nieuwe of bestaande bon, factuur of document hebt ontvangen en wilt uploaden, volg dan deze stappen:
- Open de e-Boekhouden.nl app en log in.
- Klik onderaan rechts op het scherm op “Meer” en vervolgens op “Digitaal Archief”.
- Druk op het plusje en kies welke gegevens je wilt uploaden (document, foto).
- Maak een foto van jouw factuur of bon en bevestig deze met een vinkje, of kies een bestaand document of foto.
- In het volgende scherm kun je een bestandsnaam kiezen.
- Vervolgens kun je aangeven of je de foto/scan als één document wilt opslaan en/of dat je een factuur wilt laten herkennen. Deze optie hoef je niet aan te vinken. Het bestand wordt nu naar jouw Digitaal Archief gestuurd.
Wat gebeurt er met mijn administratie na het uploaden?
We controleren jouw administratie, corrigeren eventuele fouten, denken mee over zakelijke kosten, bereiden aangiftes op tijd voor, beantwoorden jouw vragen en helpen bij slimme keuzes. We zorgen ervoor dat je inzicht krijgt in jouw verdiensten en uitgaven.
Overzicht van aftrekbare kosten:
Algemene kosten
- KvK-inschrijving / uittreksel
- VOG-aanvragen
- Abonnementen / contributies (bijv. Solopartners / FNV-bond)
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering
- Pensioenfonds
- Aktetas (indien noodzakelijk voor je werk)
- Relatiegeschenken / cadeaubonnen tijdens de feestdagen (vergoeding tot €1000 per jaar)
- Servicekosten / bemiddelingskosten / facturatiekosten
- Aanschaf bedrijfsmiddelen (bijv. laptop, telefoon, oordopjes)
- Hotelovernachtingen (indien noodzakelijk)
Zakelijke auto of bestelbus
- Bedrijfskleding (met logo of noodzakelijk op de werkvloer)
- Kosten voor het wassen van bedrijfskleding (€2 per was)
- Wasmiddel voor bedrijfskleding
- Eventuele bedrijfsschoenen (indien noodzakelijk)
- Bankkosten (voor zakelijke rekening)
- Boekhoudkosten (kosten van je boekhouder)
- Aanschaf e-herkenning (Digid-code voor bedrijven)
- Telefoonabonnement (betaald vanuit zakelijke rekening)
Kosten per branche
- Cursussen / opleidingskosten (indien noodzakelijk voor je werk)
- Aanschaf kantoorartikelen (agenda’s, pennen, schriften, etc.)
- Kantoorbenodigdheden voor thuis (alleen btw als kosten boeken)
- Vakliteratuur
- Marketingkosten (website, visitekaartjes, e-mail, domeinregistratie, etc.)
- Eten/drinken (consumpties op je werk)
- Zakelijke etentjes (duidelijk vermelden op de bon waarom dit was en met wie)
- Reiskosten (OV: bus, tram, trein, metro)
- Kilometervergoeding: €0,21 per kilometer (zelfs als je dit al van je opdrachtgever ontvangt)
- Tankbonnen en facturen voor onderhoud als je een privéauto voor zakelijke doeleinden gebruikt (btw kan verrekend worden).
- Alle kosten voor een zakelijke auto (bijtelling van 22% van de cataloguswaarde).
Dit overzicht is een richtlijn. Het kan zijn dat er andere bedrijfskosten zijn die je wilt opnemen in jouw administratie. Admin by Khadija houdt zich strikt aan de richtlijnen van de Belastingdienst. Als er twijfels zijn over bepaalde kosten, kunnen we altijd vooroverleg plegen met de Belastingdienst. Zodra er een uitspraak is gedaan, kunnen we deze kosten boeken.
Instructievideo's
Hiernaast vind je een aantal instructievideo’s om je op weg te helpen met onze app.
